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Ein jetzt veröffentlichtes Urteil des Oberlandesgerichts Hamm macht noch einmal deutlich, wie wichtig es ist, sich gerade bei Mitgliederversammlungen genau an die Vorgaben der Satzung zu halten. Im vorliegenden Fall stellte das Gericht fest, dass die Beschlüsse und Wahlen einer Mitgliederversammlung unwirksam sein können, wenn bei der Einberufung zwingende Vorschriften der Vereinssatzung missachtet werden.
Geklagt hatte ein langjähriges Berliner Mitglied gegen seinen bundesweit tätigen Verein mit Sitz in Münster. Nach § 9 der Vereinssatzung hatte die ordentliche Mitgliederversammlung jährlich stattzufinden. Die Einladung hatte laut Satzung unter Einhaltung einer bestimmten Frist durch Veröffentlichung im Vereinsblatt zu erfolgen. Mit der Einladung war auch die Tagesordnung zu veröffentlichen.
Zur Mitgliederversammlungseinladung gehört auch die Tagesordnung. Häufig entbrennt bei der Vorbereitung ein Streit, wenn es um Satzungsänderungen geht. Muss in der Tagesordnung der genaue Textvorschlag wiedergegeben werden, damit die Mitglieder sich umfassend informieren können? Die Antwort lautet: Die Textangabe ist empfehlenswert, aber nicht zwingend erforderlich.
Im § 32 Absatz 1, Satz 2 des „Bürgerlichen Gesetzbuches“ (BGB) heißt es: „Zur Gültigkeit des Beschlusses ist erforderlich, dass der Gegenstand bei der Berufung bezeichnet wird.“ Es reicht also aus, den Antrag ausreichend zu beschreiben. Du musst also nicht den genauen Wortlaut der noch gültigen Fassung der Satzung und den Antragstext wörtlich zitieren. Allerdings ist diese Gegenüberstellung empfehlenswert, weil sich die Mitglieder dann ausreichend vorbereiten können. So weiß jeder, worum es geht und man spart auf der Versammlung Zeit.
Das kommt bei Mitgliederversammlungen immer wieder vor: Plötzlich steht eine wildfremde Person vor der Einlasskontrolle und legt einen Brief vom Mitglied Schulz vor. Dieser ist erkrankt und schickt seinen Nachbarn Helfegern als Vertretung. Natürlich wünschen wir Mitglied Schulz erst mal gute Besserung. Doch dann stellt sich die Frage: Darf Herr Helfegern das Mitglied Schulz in der Mitgliederversammlung vertreten?
Grundsätzlich darf er das nämlich nicht. Nur wenn die Satzung die Vertretung von Mitgliedern vorsieht, darf also Herr Helfegern für Mitglied Schulz einspringen. Eine etwaige Regelung in der Vereinsordnung ist nicht ausreichend und auch der Beschluss der Mitgliederversammlung Herrn Helfegern zuzulassen wäre nicht ausreichend.
Auf der Mitgliederversammlung werden die Weichen für die Zukunft des Vereins gestellt. Hierzu müssen Beschlüsse gefasst werden. Doch immer wieder kommt es hier zu Streitereien: Wie sind Enthaltungen zu berücksichtigen, was ist bei gleich vielen Ja- und Neinstimmen, wann ist eine Mitgliederversammlung überhaupt beschlussfähig?
